Polityka prywatności serwisu www.koloniaki.pl

Data publikacji: 12.03.2026

Data wejścia w życie: 13.03.2026

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie internetowym www.koloniaki.pl.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

B&W Bartłomiej Baruch
ul. Polowa 11, 15-612 Białystok
NIP: 5423352329
tel.: +48 664 909 950
e-mail: kontakt@koloniaki.pl

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@koloniaki.pl lub pisemnie na adres siedziby.

2. Zakres Polityki prywatności

Polityka prywatności dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z:

  • korzystaniem z serwisu www.koloniaki.pl,
  • składaniem zamówień i rezerwacji kolonii przez sklep WooCommerce,
  • kontaktem telefonicznym, mailowym lub przez formularze kontaktowe,
  • obsługą płatności online i płatności tradycyjnych,
  • realizacją imprez turystycznych, w tym organizacją wyjazdu i zapewnieniem bezpieczeństwa uczestników,
  • działaniami reklamowymi i marketingowymi, w tym Google Ads i Meta/Facebook Ads,
  • stosowaniem plików cookies i podobnych technologii.

3. Jakie dane przetwarzamy

3.1. Dane podawane przy kontakcie

Możemy przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • treść wiadomości lub zapytania,
  • inne dane przekazane dobrowolnie w korespondencji.

3.2. Dane podawane przy składaniu zamówienia / rezerwacji

W ramach zamówienia i rezerwacji przez sklep WooCommerce możemy przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko rodzica lub opiekuna prawnego,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • adres zamieszkania lub dane do rozliczeń,
  • dane do faktury, jeśli Klient żąda jej wystawienia,
  • imię i nazwisko uczestnika,
  • datę urodzenia uczestnika,
  • wybrany turnus, pakiety dodatkowe, transport i inne opcje wpływające na cenę,
  • informacje organizacyjne podane w polach dodatkowych, np. uwagi do rezerwacji, charakter i zainteresowania dziecka, preferencje organizacyjne.

3.3. Dane szczególnej kategorii, w tym dane o zdrowiu

W związku z prawidłową organizacją kolonii i zapewnieniem bezpieczeństwa uczestników możemy przetwarzać także dane szczególnej kategorii dotyczące uczestnika, w szczególności:

  • informacje o stanie zdrowia,
  • informacje o alergiach, przeciwwskazaniach lub ograniczeniach zdrowotnych,
  • informacje o diecie, jeśli są powiązane ze stanem zdrowia lub bezpieczeństwem uczestnika,
  • inne informacje niezbędne do bezpiecznego udziału w kolonii,
  • zgody i oświadczenia dotyczące wybranych atrakcji, jeśli wymagają informacji zdrowotnych lub oceny zdolności uczestnika do udziału.

3.4. Dane zbierane automatycznie

Podczas korzystania z serwisu możemy automatycznie przetwarzać dane techniczne, takie jak:

  • adres IP,
  • identyfikatory cookies,
  • informacje o urządzeniu i przeglądarce,
  • przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP,
  • informacje o aktywności w serwisie, odsłonach, kliknięciach i źródle wejścia.

4. Źródło danych

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, lub od rodziców i opiekunów prawnych dokonujących rezerwacji w imieniu małoletnich uczestników.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

5.1. Kontakt i obsługa zapytań

Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość, przygotowania oferty, kontaktu w sprawie turnusu lub udzielenia informacji o usługach.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i komunikacji.

5.2. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia rezerwacji, zawarcia i wykonania umowy, obsługi zamówienia w WooCommerce, kontaktu organizacyjnego, potwierdzenia miejsca, rozliczeń i realizacji imprezy turystycznej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy.

5.3. Realizacja obowiązków prawnych

Dane przetwarzamy także w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych, konsumenckich oraz związanych z organizacją imprez turystycznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

5.4. Dane o zdrowiu i inne dane szczególnej kategorii

Dane o zdrowiu i inne dane szczególnej kategorii przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowej obsługi imprezy turystycznej, zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikowi, dostosowania świadczeń oraz organizacji opieki i reakcji w sytuacjach nagłych.

Podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda rodzica lub opiekuna prawnego, a gdy jest to niezbędne dla ochrony żywotnych interesów uczestnika – również art. 9 ust. 2 lit. c RODO. W odpowiednim zakresie podstawę stanowi także art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

5.5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane możemy przetwarzać także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z rezerwacją, płatnościami, realizacją umowy lub bezpieczeństwem uczestników.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, a w przypadku danych szczególnej kategorii również art. 9 ust. 2 lit. f RODO, jeśli ma zastosowanie.

5.6. Marketing własny, analityka i reklama

Dane możemy przetwarzać w celu analizy skuteczności serwisu, prowadzenia kampanii reklamowych, remarketingu oraz mierzenia skuteczności reklam, w tym z użyciem narzędzi Google Ads i Meta/Facebook Ads.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeśli jest wymagana dla cookies lub podobnych technologii marketingowych, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie działania serwisu i promocji własnych usług, w zakresie dozwolonym prawem.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, przyjęcia rezerwacji, zawarcia i wykonania umowy albo zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikowi. Niepodanie danych wymaganych do realizacji zamówienia może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

7. Odbiorcy danych

W zależności od celu przetwarzania dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

  • dostawcom hostingu, poczty elektronicznej i usług IT,
  • operatorom płatności i bankom,
  • podmiotom obsługującym sklep WooCommerce i stronę internetową,
  • biuru rachunkowemu lub dostawcom usług księgowych,
  • podmiotom świadczącym usługi prawne i windykacyjne, jeśli zajdzie taka potrzeba,
  • podmiotom wspierającym reklamę i analitykę, w tym Google i Meta,
  • podwykonawcom i partnerom wspierającym organizację turnusów, w zakresie niezbędnym do wykonania umowy,
  • organom publicznym, jeśli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzi takich jak Google Ads, usługi Google, Meta/Facebook Ads lub innych dostawców technologicznych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W takim przypadku Administrator stosuje wymagane prawem mechanizmy zabezpieczające, w szczególności:

  • decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, jeśli ma zastosowanie,
  • standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej,
  • inne zabezpieczenia dopuszczone przez RODO.

Szczegółowe zasady ochrony danych przez dostawców zewnętrznych wynikają z ich dokumentacji i warunków przetwarzania danych.

9. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, w tym:

  • dane kontaktowe – przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub obsługi roszczeń,
  • dane związane z zamówieniem i umową – przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń,
  • dane księgowe i rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
  • dane o zdrowiu i inne dane szczególnej kategorii – przez okres niezbędny do organizacji i bezpiecznej realizacji kolonii oraz przez okres konieczny do obrony przed roszczeniami, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów prawa,
  • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub utraty przydatności celu,
  • dane marketingowe i cookies – do czasu wycofania zgody, usunięcia cookies lub upływu okresu ich ważności.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

  • dostępu do danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych, jeśli ma zastosowanie,
  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądanie usunięcia danych realizujemy, o ile nie zachodzi podstawa prawna do dalszego ich przechowywania, w szczególności obowiązek prawny, wymóg rozliczeniowy lub potrzeba obrony roszczeń.

11. Usunięcie danych na żądanie

Osoba, której dane dotyczą, może zażądać usunięcia swoich danych osobowych lub danych dziecka, o ile jest do tego uprawniona. Wniosek można przesłać na adres: kontakt@koloniaki.pl.

Administrator rozpatruje każdy wniosek indywidualnie. Dane zostaną usunięte, jeśli dalsze ich przetwarzanie nie jest niezbędne do realizacji obowiązków prawnych, rozliczeń, obrony roszczeń lub innych prawnie uzasadnionych celów.

12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W ramach serwisu możemy korzystać z narzędzi reklamowych i analitycznych, które mogą opierać się na profilowaniu marketingowym, np. dopasowywaniu reklam do wcześniejszej aktywności użytkownika w serwisie.

Administrator nie podejmuje wobec Klientów i uczestników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany na podstawie danych osobowych.

13. Sklep WooCommerce

Serwis korzysta z oprogramowania WooCommerce do obsługi zamówień i rezerwacji. Oznacza to, że dane podane w formularzu zamówienia są przetwarzane w celu:

  • utworzenia i obsługi zamówienia,
  • obsługi płatności,
  • kontaktu w sprawie zamówienia i kolonii,
  • generowania dokumentów rozliczeniowych,
  • archiwizacji zamówienia i wykazania jego przebiegu.

WooCommerce może wykorzystywać techniczne cookies niezbędne do działania koszyka, procesu zamówienia oraz zapamiętywania ustawień użytkownika.

14. Płatności online

W związku z obsługą płatności online dane mogą być przekazywane operatorowi płatności lub bankowi w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji, potwierdzenia płatności, rozliczeń lub obsługi zwrotów.

Dane kart płatniczych lub szczegółowe dane instrumentów płatniczych co do zasady są przetwarzane przez operatora płatności zgodnie z jego własną polityką prywatności i regulaminem.

15. Cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk oraz działań marketingowych.

15.1. Niezbędne cookies

Niezbędne cookies są wymagane do prawidłowego działania serwisu, w szczególności koszyka, procesu składania zamówienia, bezpieczeństwa sesji, zapamiętywania ustawień i podstawowych funkcji sklepu.

15.2. Analityczne cookies

Analityczne cookies pomagają zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z serwisu, które podstrony odwiedzają i jakie działania podejmują, abyśmy mogli ulepszać stronę i ofertę.

15.3. Marketingowe cookies

Marketingowe cookies służą do mierzenia skuteczności reklam, remarketingu i wyświetlania reklam dopasowanych do wcześniejszej aktywności użytkownika, w szczególności za pośrednictwem Google Ads oraz Meta/Facebook Ads.

15.4. Zarządzanie cookies

Użytkownik może zarządzać cookies za pomocą ustawień przeglądarki oraz – jeśli jest wdrożony – banera zgód cookies. Wyłączenie niektórych cookies może wpłynąć na działanie serwisu lub wybranych funkcji sklepu.

16. Google Ads

W serwisie mogą być wykorzystywane narzędzia Google Ads, w tym remarketing, pomiar konwersji i inne rozwiązania pomagające ocenić skuteczność kampanii reklamowych. W związku z tym Google może otrzymywać informacje o aktywności użytkownika w serwisie, w tym dane techniczne, identyfikatory cookies lub informacje o konwersjach.

Jeśli wymagają tego przepisy, uruchomienie marketingowych narzędzi Google następuje dopiero po wyrażeniu zgody przez użytkownika.

17. Meta / Facebook Ads

W serwisie mogą być wykorzystywane narzędzia Meta, w tym Meta Pixel, funkcje remarketingowe, pomiar skuteczności reklam oraz rozwiązania związane z reklamami Facebook i Instagram.

W związku z tym Meta może otrzymywać informacje o aktywności użytkownika w serwisie, w tym zdarzenia dotyczące odwiedzin stron, interakcji z formularzami lub dokonania rezerwacji. Jeśli wymagają tego przepisy, uruchomienie marketingowych narzędzi Meta następuje dopiero po wyrażeniu zgody przez użytkownika.

18. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, odpowiednie do charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób.

Szczególną uwagę przykładamy do ochrony danych uczestników oraz danych o zdrowiu, które podlegają podwyższonej ochronie.

19. Dane dzieci i małoletnich uczestników

Serwis i oferta kolonii dotyczą w dużej mierze danych małoletnich uczestników. Dane dzieci są przekazywane przez rodziców lub opiekunów prawnych i przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy, organizacji kolonii, zapewnienia bezpieczeństwa oraz spełnienia obowiązków prawnych.

Administrator nie oczekuje samodzielnego przekazywania danych przez dzieci bez wiedzy i udziału rodzica lub opiekuna prawnego.

20. Linki do innych stron

Serwis może zawierać linki do stron internetowych innych podmiotów. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych obowiązujące na tych stronach. Zalecamy zapoznanie się z ich politykami prywatności po przejściu do zewnętrznego serwisu.

21. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w przypadku zmian prawa, zmian technologicznych, zmian funkcjonalności serwisu lub zmian w sposobie świadczenia usług.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w serwisie www.koloniaki.pl.

22. Kontakt w sprawach prywatności

W sprawach dotyczących danych osobowych, realizacji praw lub usunięcia danych można skontaktować się z Administratorem:

B&W Bartłomiej Baruch
ul. Polowa 11, 15-612 Białystok
e-mail: kontakt@koloniaki.pl
tel.: +48 664 909 950